viernes, 5 de agosto de 2016

10 Trucos para Ejecutar proyectos de innovación rápidamente

Hace unos dias estuve en una reunión con una Cámara de comercio que estaba haciendo esfuerzos por acelerar sus procesos de innovación interna. Una de las cosas que me llamó la atención es que las iniciativas seleccionadas llevan más de un año en ejecución. Yo revisé la lista cuidadosamente esperando ver proyectos como "Droide de seis brazos para atención en ventanilla" o "Papel autoimprimible con conexión Bluetooth". Pero no. Las ideas son muy buenas, pero todas ellas, sin excepción, tan viables en el corto plazo que ya deberían estar ejecutadas a estas alturas.

¿Qué pasa cuando una organización no ejecuta rápidamente sus ideas de innovación?

Pasan dos cosas terribles:

1. Las directivas se aburren de esperar resultados y retiran su apoyo. Entonces las unidades de innovación se quejan del poco presupuesto que les asignan

2. Los ejecutores de las ideas se aburren y, ya sin la emoción que tenían al inicio, ven la ejecución como una tarea insufrible que no logran acomodar entre tanto compromiso y reunión que tienen.

En resumen, ejecutar los proyectos lentamente trae lo peor que le puede pasar a la innovación: ¡ABURRIMIENTO!

El de esta institución no es un caso aislado. Al menos un 45% de las empresas que hemos medido con la herramientas IDT (Innovation Diagnostic Tool) en Centro de innovación (www.centrodeinnovacion.com) manifiestan tener problemas para que las ideas seleccionadas se ejecuten.

No es en vano que los profetas del agilismo sean hoy en dia vistos como el último recurso para rescatar la ejecución de proyectos del hoyo negro en el que suelen caer.



Aquí van trucos que pueden ayudar a la ejecución rápida de proyectos de innovación:

1- No sobreprometer. Un programa de innovación debe dejar claras las expectativas de ejecución de las ideas entre los participantes. Si se tiene la capacidad para ejecutar una idea, eso es lo que se debe anunciar.

2- La emoción se pasa. El amor acaba. Un proyecto de innovación típico no debería ejecutarse en más de 3 meses (Evidentemente no estamos hablando de la nave de SpaceX o el bus chino que viaja sobre los demás automóviles) Ojalá cada proyecto se pueda ejecutar en solo un par de semanas. En este artículo de Six Sigma se dan algunas pautas de ejecución rápida.

3- Los innovadores tienen diferentes perfiles. Quien propone una idea
no es necesariamente el idóneo para ejecutarla. En Centro de Innovación (www.centrodeinnovacion.com) usamos un modelo de perfiles de innovador con el que se puede identificar si un innovador es del tipo Constructor, Guerrero o Juez. Cargar a quien propuso una idea con la responsabilidad de la ejecución no solo retrasa el proceso sino que genera el efecto de "No propongo más ideas porque me estoy metiendo en problemas". Hay que asignar a un buen ejecutor como encargado de la ejecución del proyecto e incluir a los ideadores como apoyo.

4- Haga que los proyectos importen. Si alguien puede ver claramente que el proyecto soluciona el problema más importante que tiene ÉL o va a mejorar SUS indicadores o le va a permitir acceder a nuevas oportunidades, se tendrá un participante muy comprometido. Por el contrario, si siente que le asignaron un proyecto cuyos beneficiarios serán otros, tendrá que tratar de motivarse cada dia... y eso cansa.

5- Haga que los proyectos sean emocionantes. Aquí hay una gran oportunidad. La mayoría de las organizaciones son expertas en hacer que los objetivos y las descripciones de los proyectos resulten ser increíblemente aburridos. No es motivante para un equipo trabajar en un proyecto que se llama: "Optimización del proceso de adquisición, selección y compras" o "Mejora de la experiencia del cliente en punto de servicio". NADIE QUIERE ESO. Aunque lo acepten porque son profesionales, su corazón estará profundamente aburrido y estarán preguntándose: ¿Por qué no estoy trabajando en Google en algún proyecto que se llame: "Gafas inteligentes para averiguar toda la vida de la persona que estoy mirando sin que ella lo note" o "Bicicleta que nunca se cae". Los directores de innovación y otros funcionarios que suelen ejecutar el papel de "traductores" de las "burdas" ideas propuestas por los ideadores rasos y las transcriben a un lenguaje corporativamente correcto, tiene parte de la culpa. La regla es: SOLO PROYECTOS INCREÍBLEMENTE EMOCIONANTES.

6- Prototipos rápidos. Resultados visibles pronto. Nada recarga más las baterías de los encargados de un proyecto que empezar a ver resultados. Es como un padre que ve que su hijo comienza a caminar. Hay que luchar contra los enfoques de ejecución que recargan las etapas de investigación documental, diseño metodológico, consulta a expertos, validación de expectativas, contrucción de anteproyectos, estructuración de cuadros de costos y blah, blah, blah. Entre más rápido se pase a la acción, más probabilidades hay de que el proyecto llegue a buen fin (aunque ya es un avance que simplemente llegue a un fin)

7. Logros intermedios significativos. Es como en los juegos de video. Mario quiere rescatar a la princesa, ese es el objetivo final. Pero cada laberinto que logra superar es un éxito para celebrar. Tener metas intermedias importantes es una forma de realimentar el avance hacia el logro final. Jueguificación 1.0

8. A propósito de jueguificación, algo de competencia no sobra. ¿Recuerdan la historia de Apple en la época del desarrollo del Mac, cuando Steve Jobs puso a competir al equipo con su contraparte del Apple II? La competencia agrega emoción y multiplica las energías. Es una de las razones por las que en los StartUp Weekends, los participantes logran terminar, en un fin de semana, un proyecto que les tomaría normalmente un par de meses. Estar compitiendo con otro equipo ayuda a generar cohesión, aumentar el sentido de pertenencia, allanar diferencias y llegar a acuerdos internos rápidamente. Recuerden, competir es suficiente aliciente. Esta estrategia, sin embargo, tiene doble filo y hay que aplicarla con sumo cuidado. Cuando hay competencia hay perdedores y eso no es bueno dentro de la organización. Así que se debe hacer cuando se está seguro de tener un ambiente de franca camaradería, cuando los "perdedores" también ganan algo, cuando las reglas están claras al extremo. Se debe plantear en un tono de fiesta y de persecución de un objetivo superior a todos, de manera que honestamente todos resultarán beneficiados de escoger la mejor opción. Entre otras opciones, la competencia también puede darse contra baremos externos. Por ejemplo, si usted está trabajando en una innovación de proceso para entregar pizza rápidamente, imagine que está compitiendo con el pizzero más ráído de Domino´s.

9. Diseñe formas de aprobar ajustes rápidos que aprovechen atajos que aparezcan en el camino. En otras palabras, la tradicional planeación que se hace unas semanas antes de empezar la ejecución ya no es la reina. Se toma como una medida inicial que puede ser re-acomodada en cualquier momento para ganar tiempo e incrementar el impacto. Explícitamente fomente, motive y realimente positivamente la búsqueda permanente de cambios en el plan original.

10. Finalmente encuentre formas innovadoras de involucrar a los "externos" al equipo de ejecución. Los mecenas y patrocinadores por un lado, y los usuarios y clientes por el otro. Si los jefes están involucrados, no solo facilitan los recursos necesarios sino que no pierden el interés. Si los usuarios están involucrados, no nos llevamos sorpresas al final de la ejecución, cuando se hacen las pruebas y validaciones en entorno real, lo que implicaría devolverse varios pasos en el proceso de ejecución.



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